Voici les erreurs à ne pas commettre :
L’un des défis majeurs lors de la constitution du comité stratégique tient au fait d’identifier et de recruter des profils pertinents pour le projet et la période que l’entreprise est en train de vivre. C’est un travail à ne pas sous-estimer si vous souhaitez tirer avantage de votre comité stratégique. Misez sur la diversité des profils et n’hésitez pas à chercher les perles rares, des experts qui feront toute la différence. La sélection judicieuse des profils vous permettra d’améliorer la performance de votre entreprise ; les résultats apparaîtront à coup sûr après plusieurs mois de travail avec les membres de ce comité.
Toujours dans la constitution de votre comité stratégique, mieux vaut privilégier les personnes externes et éviter l’intégration d’amis ou de membres de la famille qui risqueraient de créer un conflit d’intérêt et générer parfois des tensions. Les personnes externes seront plus à même de vous accompagner et de vous conseiller en vous apportant les compétences complémentaires dont vous pourrez apprendre beaucoup.
Avez-vous déjà assisté à une réunion lors de laquelle la parole n’était pas répartie équitablement, les uns et les autres se coupaient la parole sans écouter l’avis de chacun lorsque des sujets houleux étaient mis sur la table ? Vous serez donc d’accord pour dire qu’un médiateur est la solution pour réguler le débat de sorte qu’il soit constructif. Le secrétaire du comité stratégique a pour rôle de rendre le comité stratégique performant pour garantir une meilleure gestion des réunions. Il assure l’interface entre le dirigeant et les autres membres du comité stratégique : il veille à ce que la communication soit efficace entre tous, il planifie les réunions et l’ordre du jour, il s’assure que les documents préparatoires sont bien envoyés avant les réunions, il énonce au début de chaque réunion les points clés à aborder impérativement, il gère les temps de parole en réunion et veille à faire respecter la durée prévue à chaque séance. Il a donc un rôle primordial. Ne pas désigner un médiateur, c’est prendre le risque d’oublier des sujets, de mal répartir les temps de parole, et de ne pas tirer entièrement profit de la réunion.
A côté du secrétaire du comité stratégique, il peut être intéressant et ambitieux de répartir des rôles tournants pour améliorer l’efficacité de chaque réunion. On peut s’appuyer sur les rôles délégués :
Votre comité stratégique est constitué d’experts de haut vol. Il est fort probable que leurs agendas soient déjà bien remplis. Trouver une date qui convient à tout le monde sera donc un défi de taille auquel il faut se préparer le plus tôt possible. Rien de mieux que de programmer toutes les dates de votre comité stratégique (planning annuel) en début d’année pour garantir un maximum de présences de vos membres.
Les réunions dont l’ordre du jour a été mal défini ne sont pas toujours très productives. Elles laissent à chacun le sentiment amer d’avoir perdu du temps. Ce n’est agréable ni pour vous, en tant que dirigeant, ni pour les membres conviés à la réunion. Une réunion fructueuse se prépare. Les sujets que le dirigeant souhaite aborder doivent être proposés plusieurs semaines avant chaque réunion et doivent faire l’objet d’un tour de table. A la fin de la réunion, il est préférable de consacrer un moment à une synthèse de ce qui a été dit et de ce qu’il faut retenir pour l’entreprise et le dirigeant.
Lors du rassemblement des membres du comité stratégique, la priorité est donnée à l’échange. Ne vous aventurez pas dans la création de longues présentations qui seraient chronophages pour vous ainsi que pour les membres du comité stratégique. Le temps que vous consacrerez à la création et à la présentation doit être minimal afin de dédier le maximum de temps aux discussions.
Astuce de TrouveTonBoard : gardez régulièrement informés les membres du comité tout au long de l’année (par l’envoi de présentation, de document…).
Que vous souhaitiez préserver la confidentialité des données de votre entreprise est tout à fait légitime, mais pour que les réunions du comité stratégique s’avèrent payantes, ne lésinez pas sur le partage des informations capitales : recrutements, difficultés rencontrées, contrats gagnés etc. tout doit y passer ! Les membres de votre comité stratégique auront alors toutes les cartes en main pour comprendre votre entreprise et vous aider à faire les bons choix.
Astuce de TrouveTonBoard : n’oubliez pas de rédiger le règlement de votre comité stratégique afin de donner un cadre à l’ensemble de votre réunion.
Nul besoin de dépenser de l’énergie dans la justification de telle ou telle idée dont on est persuadé du bien-fondé (ou alors n’abordez pas le sujet en comité stratégique !!). L’intérêt du comité stratégique réside notamment dans la possibilité qui vous est offerte de voir plus loin que votre quotidien, d’élargir votre vision/perception des choses et d’ouvrir vos réflexions à de nouvelles approches. D’une part, vous allez perdre du temps et de l’énergie. D’autre part, vous risquez de perdre les membres de votre comité stratégique. Bien sûr, le comité stratégique n’est pas là pour prendre les décisions qui vous incombent. Néanmoins, prenez bien le temps d’écouter ce qu’ils ont à dire ; ses astuces sont précieuses.
Le comité stratégique a été réuni pour vous et votre entreprise. Alors, profitez de chaque instant pour poser le maximum de questions. Attention, il ne s’agit pas de poser toutes les questions qui vous passent par la tête et qui risqueraient de vous faire perdre un temps fou. Il est crucial de poser les bonnes questions plutôt que de faire un exposé confus de la situation. Les bénéfices n’en seront que meilleurs.
Astuce de TrouveTonBoard : limitez le nombre de sujets à traiter par réunion – deux ou trois maximum – afin d’avoir vraiment le temps de les creuser pendant la réunion.
Tout travail mérite salaire. L’argent apparaît comme une reconnaissance de l’engagement dont font preuve les advisors, qui se rendent disponibles alors que, bien souvent, ils ont déjà un agenda bien rempli. Les rémunérer, c’est donc saluer leurs apports et leur volonté de consacrer du temps à vous et à votre entreprise. Sans oublier qu’en rémunérant les advisors, il n’y a plus de faux semblant : la rémunération permet à chacun de parler librement. Si vous souhaitez que votre comité stratégique soit un réel outil professionnel, optez pour la rémunération de vos advisors.
[Si vous voulez plus d’informations à ce sujet, un article complet a été consacré à cette thématique.]
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